Valon kajo

Valon kajo

perjantai 30. lokakuuta 2015

Voihan kokous!

Jopa 40 prosenttia kaikista kokouksista koetaan tehottomiksi ja joka neljäs kokous voitaisiin hoitaa sopimalla asioista ilman kokousta! Kokoustaminen vie keskimäärin 9,5 tuntia viikossa työaikaa kyselyyn vastanneilta. Suomalaisen Työn Liiton toteuttaman Kansallinen Kokousbarometri 2015 -selvitykseen vastanneista yli 500 vastaajasta noin puolet koki kokouksia olevan ajoittain tai jatkuvasti liikaa.

Uuden opetussuunnitelman toimintakulttuurin ytimenä on oppiva yhteisö, ja tavoitteena on edistää oppimista, osallisuutta, hyvinvointia ja kestävää elämäntapaa. Koulun toimintakulttuuria koulussa ei kuitenkaan voida kehittää ilman johtajuuden kehittämistä. Ja johtajuuteen kuuluvat mm. kokousten ja palaverien järjestäminen. Tästä syystä meidän on kriittisesti tarkasteltava myös kokouskulttuuriamme.

Koulussa on vielä vallalla melko yleisesti käytäntö, jossa kootaan opettajat kerran viikossa koolle yhteiseen massakokoukseen. Ja näin luodaan kokouksia, joissa on aikavarkaita, epäselviä tavoitteita, rönsyilyä, lepsua kokouksen vetämistä, valtaeroja, äänekkäitten sisäpiiriä, henkilöstöristiriitoja, takeltelua päätöksenteossa, juuttumista pikkuasioihin, riittämättömiä tietoja ja taitoja päätösten tekemiseksi tai huonoa valmistelua.
























Mitä voisimme asialle tehdä?


1. Karsi kokouksia
Tärkeintä on tunnistaa turhat kokoukset ja luopua niistä. Mieti, voiko asian hoitaa ilman kokousta. Pakollisia kokouksia voi lyhentää keskittymällä itse asiaan. Kokousta on turha pitää, jos ei osaa mainita edes yhtä tavoitetta. Päätöstä vaativat kokoukset ja tiedotus- ja suunnittelupalaverit tulisi täysin erottaa toisistaan. Useimmiten työhön liittyvät hyvät innovaatiot ja ideat syntyvät aivan muualla kuin sitä varten järjestetyssä palaverissa. 

2. Tunnista tavoite
Mieti kokousta suunnitellessasi, miksi se pidetään, mitkä ovat tavoitteet ja mitä kokouksessa on tarkoitus käsitellä, mistä päättää ja mitä ideoida. Kerro nämä myös selkeästi kokouksen alussa, jos olet vetäjä. Jos näitä ei ole mietitty, älä pidä kokousta, äläkä mene sellaiseen tuhlaamaan omaa ja muiden aikaa. 

3. Määrittele kesto
Lyhyemmät kokoukset auttavat kaikkia pysymään skarppina ja säästää aikaa loppupäivää varten.  Pitkien kokousten välissä kannattaa pitää taukoja. Kokousten maksimipituus on kaksi tuntia. Aloita kokous heti kun sen pitäisi alkaa, riippumatta siitä, kuka paikalla. Ja lopuksi tärkein: lopeta, kun kokoukselle varattu aika on kulunut, riippumatta siitä, kuinka mielenkiintoinen keskustelu on meneillään.

4. Valmistele kokous
On kokouksen vetäjän vastuulla, että kokouksella on asialista, asiat etenevät aikataulussa, päätöksiä syntyy, sovituille asioille on vastuuhenkilö ja ilmapiiri on hyvä sekä rakentava, kaikkia kunnioittava ja kuunteleva. Hyvään valmisteluun kuuluu, että koko kokousprosessi ajatellaan ennalta kaikkine vaiheineen (valmistelu, itse kokoustilanne ja jälkihoito). 

5. Ylläpidä vireyttä
Kiinnostavuutta kokouksiin saa, kun tekee jotain poikkeuksellista. Kävelykokoukset ovat tästä yksi esimerkki. On motivaation kannalta tärkeää, että kokouksissa käytetään hyödyksi vaihtelevia menetelmiä, koska ihmiset oppivat eri tavoin. Käytä monipuolisesti kokousta tehostavia yhteistoiminnallisia menetelmiä.

6. Osallistu aktiivisesti
Jokainen kokoukseen osallistuja voi kantaa omalta osaltaan vastuuta kokouksen onnistumisesta: tutustumalla kokousasioihin etukäteen, osallistumalla kokouksessa aktiivisesti keskusteluun, kuuntelemalla muiden kantoja kokouksessa ja esittämällä kysymyksiä. Kannettavat tietokoneet ja puhelimet estävät todellista läsnäoloa.


Onni syntyy, kun valmistelu kohtaa mahdollisuuden. 

-Elmer Letterman-

Ei kommentteja:

Lähetä kommentti