Valon kajo

Valon kajo

lauantai 6. helmikuuta 2016

Kesytä ajanhukkaajat

Ajanhukkaajat ovat asioita, joiden vaikutusta ihmiset eivät edes tiedosta tai joita pidetään itsestään selvinä ja työhön kuuluvina. Näillä ajanhukkaajilla on taipumus naamioitua sellaisiksi, että uskomme niiden pysyvyyteen.


Mitä ovat työn yleisiä ajanhukkaajia ja miten ne kesytetään?

Puhelin ja sähköposti aiheuttavat suuren määrän häiriöitä ja katkoksia työhön. Itse käsittelen kymmeniä sähköpostia joka päivä. Puhelimen soidessa ajatuksenjuoksu saattaa katketa ja keskeytyneeseen asiaan täytyy paneutua uudelleen puhelun jälkeen. Jos sinulla on tehtävä, joka vaatii keskittymisrauhaa, siirry johonkin toiseen huoneeseen, jossa saat työskennellä häiriöittä. Älä anna sähköpostin ohjata työtäsi. Kokeile jaksottaa sähköpostien lukeminen ja niihin vastaaminen tiettyihin aikoihin. Puhelin kannattaa pitää välillä äänettömällä. Kyllä sen huomaa, kun se soi.

Työpöytä, oman työpöytämme yleinen epäjärjestys aiheuttaa helposti ajanhukkaa. Sekaisin oleva työpöytä aiheuttaa turhaa etsimistä ja häiriötä, kun katse osuu tekemättömiin töihin. Samalla kasvaa tekemättömien töiden paineen aiheuttama stressi. Oma työpiste kannattaa siivota säännöllisesti. Itse pyrin tekemään sen joka päivä tai ainakin viikon lopussa.

Pomot kokouksessa, alaiset hukassa. Tutkija havainnoi eräällä työpaikalla esimiesten ajankäyttöä. Osoittautui, että he käyttivät vain noin viisi minuuttia päivässä keskusteluun alaistensa kanssa. Muu aika kului erilaisissa kokouksissa ja muiden tehtävien hoitamisessa. Yritä vähentää tai ainakin tehostaa palavereita. Yritä välttää, että päivässä olisi liian monta palaveria. Palaverista palaveriin säntääminen ei ole tehokasta työn hallintaa.

Työn suunnittelemattomuus tarkoittaa tuo kiireen tunteen. Jokainen ihminen itse aiheuttaa ajanhukkaa suunnittelemattomalla ajankäytöllään. Jokaiseen työpäivään kuuluu aina jotain odottamatonta, eikä kaikkeen pysty varautumaan ennalta. Tämän voi kuitenkin huomioida omaa ajankäyttöä suunniteltaessa. Priorisoi päivän tehtäväsi ja aseta päivällesi tavoite. Itse mietin kolmea asiaa, jotka yritän saada valmiiksi. Ylläpidä tehtävälistaa. Etsi itsellesi sopiva todo-sovellus puhelimeesi tai tietokoneellesi tai käytä vanhanaikaista muistikirjaa.

Aika ei kulu, vaan sitä tehdään.


Ei kommentteja:

Lähetä kommentti